Wie ein Unternehmen ohne Sekretariat funktioniert

Die Zeiten, in denen sich ein großes Sekretariat geleistet haben, sind im digitalen Zeitalter vorbei. Aber auch ohne Sekretariat fallen Arbeiten an, die erledigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise Anrufe, wichtige Geschäftsschreiben, Mails, Rechnungen, die bezahlt werden müssen und vieles mehr. Vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ist ein Schreibbüro eine große finanzielle Belastung, die sich nicht jede Firma leisten kann. Aber es geht auch ohne ein festes Sekretariat, und zwar mit einem ganz bestimmten Service.

Ein großer Kostenfaktor

Je nachdem, wie viele Personen in einem Sekretariat arbeiten, können Kosten von mehr als 25 entstehen. Dabei betrifft ein solches Schreibbüro nicht einmal das Kerngeschäft eines Unternehmens. Im Zeitalter des Internets ist es heute möglich, einen sogenannten Sekretariatsservice in Anspruch zu nehmen und die Arbeiten einer klassischen Sekretärin auszulagern. Damit bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft, ohne dass wichtige Arbeiten liegenbleiben. Ein solcher Service übernimmt die Aufgaben, die auch eine Sekretärin vor Ort erledigt. Dazu gehören sowohl die Überwachung von Posteingang und Postausgang, als auch die Pflege des Mail-Postfachs sowie mögliche Recherchen oder Tabellenkalkulationen. Wichtig ist, dass ein Sekretariatsservice zuverlässig arbeitet und alles so läuft wie in einem innerhalb des Unternehmens. Für kleine Unternehmen, deren Büroarbeiten überschaubar sind, ist ein solcher Service ideal. Auch wenn der Chef im oder auf einer Geschäftsreise ist, bietet sich der Service an.

Die Tätigkeiten, die übernommen werden

Wer einen Service wählt, der die Arbeiten einer Sekretärin übernimmt, kann sich darauf verlassen, dass die Serviceleistungen breit gefächert sind. Ist beispielsweise eine Dialogpost geplant oder sollen Kunden kleine Probeartikel zugeschickt werden, dann stellt dies kein Problem dar. Die des Serviceunternehmens übernehmen das natürlich immer nach Anleitung des Chefs. Zudem ist es jederzeit möglich, sowohl Einzel- als auch Sonderbriefe zu verschicken. Zu den Aufgaben einer guten Sekretärin gehört es ebenfalls, Geschäftsbriefe nach Diktat zu schreiben, und auch so etwas wird von einem Sekretariatsservice übernommen. Werden neue Vorlagen für Dokumente oder die passenden Briefköpfe benötigt? Dies ist ebenfalls eine Aufgabe für den Service.

In Vollzeit oder Teilzeit

Nur in den großen Unternehmen ist das Sekretariat noch mit drei oder mehr Vollzeitkräften besetzt. Kleine Unternehmen arbeiten in der Regel mit Teilzeitkräften, die nur stundenweise das Büro besetzen. In solchen Fällen bleibt normalerweise viel liegen und geschäftliche Entscheidungen müssen nicht selten warten. Wer sich für die Dienste eines professionellen Sekretariatsservice entscheidet, kann sehr genau kalkulieren, ob eine Vollzeitkraft oder eine Teilzeitkraft infrage kommt. Natürlich steht der Service auch immer dann zur Verfügung, wenn Mitarbeiter krank werden oder im Urlaub sind. So bleibt keine Arbeit liegen, die wichtig ist und der Betrieb kann wie gewohnt weiterlaufen.

Fazit

Um die Leistungen eines Online-Sekretariats in Anspruch nehmen zu können, muss nur ein Kundenkonto eröffnet werden, was gerade einmal fünf Minuten in Anspruch nimmt. Buchen kann man beispielsweise ein Komplettpaket oder nur einzelne Tätigkeiten. Zu den Einzelaufträgen gehören das Schreiben nach Diktat, der Versand von Geschäftspost oder das Erstellen von Texten. Die Kosten für diesen Service lassen sich leider nicht pauschalisieren, da die anfallenden Aufträge, was den Aufwand angeht, immer wieder individuell sind.

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Wie ein Unternehmen ohne Sekretariat funktioniert

Ulrike Dietz